近年來，建行邢臺(tái)分行牢固樹立“小印章、大管理”的管理理念，立足工作實(shí)際，規(guī)范用印標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，服務(wù)基層發(fā)展，進(jìn)一步夯實(shí)了印章管理基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了印章管理工作促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展與防范風(fēng)險(xiǎn)的諧調(diào)統(tǒng)一。
一、夯實(shí)管理基礎(chǔ)，隊(duì)伍建設(shè)是保障
工欲善其事，必先利其器。建設(shè)一支合格的印章管理隊(duì)伍是筑牢印章風(fēng)險(xiǎn)防線的根本保障。邢臺(tái)分行下轄市區(qū)9個(gè)單點(diǎn)型支行、15個(gè)縣支行、20個(gè)網(wǎng)點(diǎn)型支行。在對(duì)網(wǎng)點(diǎn)支行實(shí)行公章集中管理的同時(shí)，他們將其余24個(gè)綜合性支行的印章管理作為工作的重中之重，嚴(yán)格崗位設(shè)置，配備精干人員，創(chuàng)新培訓(xùn)形式，提升隊(duì)伍素質(zhì)，大力加強(qiáng)基層印章隊(duì)伍建設(shè)。
一是精選人員。在人員配備上，都要經(jīng)過重點(diǎn)考察，他們將政治素質(zhì)高、責(zé)任心和原則性強(qiáng)的同志選拔到印章管理隊(duì)伍，對(duì)各行選配的人員都要報(bào)分行辦公室進(jìn)行備案。
二是引入制約機(jī)制。在崗位設(shè)置上，他們認(rèn)真落實(shí)雙人管章制度,確保把雙人管章工作要求落到實(shí)處。面對(duì)基層行人員緊，實(shí)行雙人管章制度落實(shí)難度大的現(xiàn)狀，經(jīng)過反復(fù)研究，提出硬性要求，并通過檢查監(jiān)督督促落實(shí)，對(duì)有條件而做不到的行處領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行提示和問責(zé)。
三是提高隊(duì)伍的穩(wěn)定性。針對(duì)基層行產(chǎn)品買單制的分配模式，辦公室人員收入相對(duì)偏低的現(xiàn)象，他們多次與基層行負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通聯(lián)系，提出印章人員的績(jī)效分配等待遇保障問題,解決印章管理人員關(guān)心的關(guān)系到其切身利益的實(shí)際問題。部分行已引起了高度重視，使印章管理人員思想穩(wěn)定，并具有較高的工作熱情。
四是改進(jìn)培訓(xùn)模式，注重培訓(xùn)效果。在培訓(xùn)形式上，他們堅(jiān)持常規(guī)培訓(xùn)打基礎(chǔ)、專題培訓(xùn)提素質(zhì)的思路，每年年初都要結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展和隊(duì)伍素質(zhì)情況，制訂一套針對(duì)性強(qiáng)的培訓(xùn)計(jì)劃。首先，針對(duì)基層行在實(shí)際工作中遇到的疑難問題，他們邀請(qǐng)省分行印章管理人員開展系統(tǒng)培訓(xùn)，現(xiàn)場(chǎng)解答，以互動(dòng)交流的形式進(jìn)一步提高了培訓(xùn)效果；其次，結(jié)合案件防控形式，不定期組織“印章管理風(fēng)險(xiǎn)防控專題”討論會(huì)，通過以案說法，進(jìn)一步提高了條線的印章風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)；此外，針對(duì)印章崗位人員輪換較多的實(shí)際情況，他們推出了新的跟班現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)方式,組織基層行印章管理人員輪流到市分行辦公室跟崗培訓(xùn)，從印章臺(tái)賬的建立、管理資料的歸納整理到用印事項(xiàng)的處理實(shí)務(wù)等環(huán)節(jié)，親身體驗(yàn)，實(shí)地培訓(xùn)，全方位參與，進(jìn)一步提高了印章管理人員處置能力和工作技巧。
二、增強(qiáng)內(nèi)控能力，完善標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)鍵
標(biāo)準(zhǔn)是工作的指南，沒有標(biāo)準(zhǔn)，不成方圓。幾年來，他們通過印章管理實(shí)踐，不斷摸索，及時(shí)總結(jié)，逐步建立了一套標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，為全行印章管理提供了依據(jù)。
一是完善條線印章管理辦法和操作流程。針對(duì)全行印章類別繁雜、數(shù)量較多的實(shí)際，從制度層面上進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范。在辦公室的牽頭督導(dǎo)下，先后梳理了會(huì)計(jì)條線印章管理流程、個(gè)人貸款業(yè)務(wù)條線印章管理流程和工程造價(jià)咨詢印章管理流程，規(guī)范上述條線的印章管理動(dòng)作，檢查條線業(yè)務(wù)印章管理制度落實(shí)情況，及時(shí)糾正了條線印章保管、使用檢查過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患。同時(shí)，將領(lǐng)導(dǎo)人員個(gè)人名章納入監(jiān)督管理范疇，實(shí)行確認(rèn)手續(xù)，由領(lǐng)導(dǎo)人員簽具包括個(gè)人名章使用范圍、使用部門和人員等要素的授權(quán)書，掃除監(jiān)管死角。在印章動(dòng)態(tài)管理上，他們建立臺(tái)賬，推行印章“戶籍化”管理模式，即從印章的刻制、啟用到中間的變更，以及到印章的廢止、銷毀等情況都明確標(biāo)準(zhǔn)，全部納入監(jiān)控流程。
二是建立非標(biāo)準(zhǔn)格式法律性文件用印流程，嚴(yán)把其用印關(guān)。一次，在對(duì)外簽訂服務(wù)協(xié)議時(shí)，用印部門為滿足客戶的個(gè)性化服務(wù)需求，在標(biāo)準(zhǔn)格式文本中附加了一些條款來按標(biāo)準(zhǔn)格式文本要求用印，他們發(fā)現(xiàn)后堅(jiān)持要求部門對(duì)協(xié)議附加條款提交法律審批系統(tǒng)進(jìn)行審核，法律審查后要求該部門對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行了完善。事后，為使這一類用印事項(xiàng)更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，他們?cè)谌型瞥隽擞糜…h(huán)節(jié)“三查工作法”，即：一查用印單，逐項(xiàng)審查表單要素，確認(rèn)用印必要性、用印范圍合規(guī)性、審批流程完整性；二查用印件，檢查用印件與審批單的一致性、法律性文件審批合規(guī)性；三查用印數(shù)，檢查用印數(shù)量和審批數(shù)量的一致性。同時(shí)，對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)格式法律性文件用印，堅(jiān)持將法律審批系統(tǒng)審批單作為用印審批單附件，法律審核部門負(fù)責(zé)人簽署審批意見方可用印，進(jìn)一步規(guī)范了用印程序。清晰明了的標(biāo)準(zhǔn)和流程，為全行自覺遵守、增強(qiáng)內(nèi)控水平創(chuàng)造了條件。
三是嚴(yán)防超授權(quán)用印，為業(yè)務(wù)健康發(fā)展保駕護(hù)航。在網(wǎng)點(diǎn)支行用印事項(xiàng)中，涉及對(duì)外部簽訂協(xié)議或服務(wù)承諾的事項(xiàng)，涉及各網(wǎng)點(diǎn)的業(yè)務(wù)權(quán)限差別，難以確定用印事項(xiàng)是否超授權(quán)，針對(duì)此問題，經(jīng)請(qǐng)示省分行，該行對(duì)用印審批單進(jìn)行了改進(jìn)，增加歸口管理部門意見欄，由其依據(jù)授權(quán)范圍確定是否給予批準(zhǔn)，有效杜絕基層行處超授權(quán)用印問題。
三、改進(jìn)工作方式，服務(wù)發(fā)展是目的
辦公室是服務(wù)全行發(fā)展的綜合協(xié)調(diào)部門。作為辦公室條線的一項(xiàng)重要工作，印章管理工作也必須堅(jiān)持這個(gè)前提，牢固樹立“內(nèi)部客戶”意識(shí)，積極落實(shí)“三個(gè)服務(wù)”理念。
首先，加強(qiáng)檢查監(jiān)督，跟進(jìn)管理服務(wù)。在日常服務(wù)和管理上，在注重落實(shí)檢查，保證檢查效果的同時(shí)，他們更注重服務(wù)督導(dǎo)，主要通過現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、電話服務(wù)和培訓(xùn)服務(wù)相結(jié)合的方式，幫助基層行解決實(shí)際問題和遇到的困難。一是以現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)為重點(diǎn)，堅(jiān)持每月走進(jìn)一個(gè)部室或支行，現(xiàn)場(chǎng)查看工作流程、查閱相關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)問題立即糾正；二是以電話服務(wù)為跟進(jìn)，認(rèn)真為各單位答疑解惑，整改督導(dǎo)前期發(fā)現(xiàn)的問題，做好“事前輔導(dǎo)”和“事后督導(dǎo)”；三是以培訓(xùn)服務(wù)為基點(diǎn)，及時(shí)歸納總結(jié)前一階段的工作，通過組織多種形式的培訓(xùn)，橫向推廣到所轄各支行、各部門。四是每年要對(duì)全行進(jìn)行一次印章管理大檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題發(fā)整改意見書限期整改，并將檢查情況通報(bào)全行，用個(gè)別行發(fā)生問題警示全行，用好的典型帶動(dòng)全行，使落后的行處知恥而后勇，先進(jìn)的行處百尺竿頭更進(jìn)一步。
其次，減少用印環(huán)節(jié)，提高工作效率。網(wǎng)點(diǎn)型支行印章集中管理后，他們發(fā)現(xiàn)其系統(tǒng)內(nèi)用印量占比為55%，內(nèi)部用印事項(xiàng)占比更是高達(dá)72%。為減少基層負(fù)擔(dān)，提高辦事效率，他們對(duì)網(wǎng)點(diǎn)型支行用印范圍進(jìn)行了重新梳理，選取一個(gè)時(shí)段的網(wǎng)點(diǎn)用印事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)送至分行各部門進(jìn)行征求意見，本著“必要性”和“高效性”的原則，請(qǐng)相關(guān)部門逐個(gè)進(jìn)行確認(rèn)，最大限度的減少了不必要的內(nèi)部用印。僅系統(tǒng)內(nèi)用印事項(xiàng)就由原來的26項(xiàng)，減少為11項(xiàng)，精簡(jiǎn)幅度達(dá)57%，不僅有效提高了印章規(guī)范化管理水平，而且減輕支行工作量，提高了工作效率。
近年來，邢臺(tái)分行的印章管理工作通過認(rèn)真落實(shí)規(guī)章制度，以“小印章，大管理”的工作理念，將印章管理工作抓深、抓細(xì)，實(shí)現(xiàn)了促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展與風(fēng)險(xiǎn)防范的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
