把好文件審核關(guān)，不僅是辦公室文秘工作的內(nèi)容之一，而且也是部門負(fù)責(zé)人的一項(xiàng)例行職責(zé)。然而在實(shí)際工作中，有的存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，認(rèn)為后面還有辦公室和行領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，在自己這里出點(diǎn)毛病也無大礙，于是馬虎應(yīng)付，致使文稿質(zhì)量不高，直接增加了辦公室核稿甚至行領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)。那么，部門負(fù)責(zé)人怎樣把好文稿審核關(guān)？建議從以下方面著手：
一查是否確需行文。這是精簡(jiǎn)文件、提高質(zhì)量的重要一關(guān)。具體講：可發(fā)可不發(fā)的文件，堅(jiān)決不發(fā)；凡已開會(huì)作過部署或已發(fā)簡(jiǎn)報(bào)、可電話通知、可發(fā)傳真、可發(fā)E-mail的，最好不發(fā)文件。既然我們都討嫌文山，何不從自己做起？
二查是否符合辦文程序。一看是否完整體現(xiàn)決策層意圖；二看是否需要相關(guān)部門會(huì)簽，必要時(shí)，應(yīng)與有關(guān)部門研究論證；三要站在全行而非部門的高度處理文稿，如果文稿是在事先沒有與有關(guān)行領(lǐng)導(dǎo)溝通的情況下起草的，則最好印制清樣征求領(lǐng)導(dǎo)意見。在聽取領(lǐng)導(dǎo)意見時(shí)，最好讓起草人參加，以減少信息在傳遞過程中的失真。
三查是否符合方針政策。對(duì)文件中有關(guān)政策、法律問題，要進(jìn)行多向、多方位的核對(duì)，從“上下、左右、今昔、前后”掌握。所謂“上下”，就是同上級(jí)行的有關(guān)方針、政策、規(guī)定進(jìn)行核對(duì)；所謂“左右”，就是與地方政府的有關(guān)政策和要求進(jìn)行核對(duì)；所謂“今昔”，就是現(xiàn)行提法和以往的文件要一致；所謂“前后”，就是文件本身前后提法要一致，不能自相矛盾。如果同以前同類文件的提法比有較大修改，應(yīng)加上“以此為準(zhǔn)”的語言予以鎖定。
四查措施是否切實(shí)可行。主要查提出的要求和措施的理由是否充足，是否符合實(shí)際情況，能不能行得通；這些要求和措施由誰執(zhí)行，怎樣執(zhí)行，執(zhí)行的時(shí)候如有問題向哪里反映；涉及其它部門的措施是否已經(jīng)事先通氣；督促檢查措施有無遺漏等等。屬于轉(zhuǎn)發(fā)的文件，應(yīng)查精神領(lǐng)會(huì)是否透徹，貫徹措施是否具體，針對(duì)性強(qiáng)不強(qiáng)，忌不加消化照轉(zhuǎn)照發(fā)。
五查文字表述是否精煉貼切。先看結(jié)構(gòu)、框架是否得當(dāng)，層次是否清晰明了；再看語體是否平實(shí)；然后再在重點(diǎn)審核描述是否準(zhǔn)確的同時(shí)，注意有無語病，文字是否錯(cuò)漏，文風(fēng)是否樸實(shí)簡(jiǎn)練，行文要素是否妥當(dāng)、齊全，格式、文體是否規(guī)范。此外還要注意幾點(diǎn)：序號(hào)連貫與否，文稿格式正確與否，前后數(shù)據(jù)是否符合邏輯與否，簡(jiǎn)稱是否規(guī)范，如不能把“2012年”簡(jiǎn)寫為“12年”；還要注意表述序號(hào)數(shù)與實(shí)際序號(hào)數(shù)一致與否，防止出現(xiàn)講四個(gè)問題，而實(shí)際只講三個(gè)的現(xiàn)象......
