隨著社會(huì)不斷的進(jìn)步，在現(xiàn)代辦公環(huán)境下，公文處理的內(nèi)涵、外延、規(guī)則，公文處理的機(jī)構(gòu)設(shè)置、組織形式，公文處理人員的素質(zhì)要求、能力要求等都發(fā)生了一定的變化。
什么是公文處理呢？公文處理是指應(yīng)機(jī)構(gòu)開(kāi)展各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要，醞釀生成公文直至辦理完畢可以有效管理的全部活動(dòng)。包括公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、發(fā)送、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理編目、檢索查詢、歸檔保存等項(xiàng)工作環(huán)節(jié)。從這個(gè)定義我們可以看出，公文處理是一項(xiàng)有眾多人員參與、分散進(jìn)行的群體活動(dòng)，是一項(xiàng)為各類管理工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供信息支持和信息服務(wù)的重要事務(wù)性活動(dòng)。而OA系統(tǒng)的出現(xiàn)不僅使公文處理更加高效，同時(shí)也對(duì)個(gè)人素養(yǎng)、履崗能力和職業(yè)知識(shí)等各方面提出了新的要求。
因此，公文處理人員的主要職能不僅要熟練掌握公文制作、傳遞、處理、存儲(chǔ)等操作方法，而且要求熟悉公文處理的規(guī)則、了解OA系統(tǒng)功能等相關(guān)知識(shí)，以不斷調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)。公文處理人員每天需要處理公文信息，簽發(fā)后的公文文稿，還不是正式的公文，還必須由公文處理人員按公文要素標(biāo)識(shí)，按公文格式排版。當(dāng)然公文在正式印發(fā)前，公文處理人員要進(jìn)行全面的復(fù)核。公文處理人員的復(fù)核是對(duì)公文質(zhì)量進(jìn)行控制的最后環(huán)節(jié)，包括對(duì)發(fā)文處理單、正文等的審核，是否有錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確、審批簽發(fā)手續(xù)是否完備、格式是否統(tǒng)一規(guī)范等等。對(duì)不合規(guī)的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門。已簽發(fā)的文稿，如需進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改，也應(yīng)按程序重新審簽。
平常公文處理人員也是公文管理的信息服務(wù)者，一是要提供公文傳遞、公文處理程序、辦理手續(xù)等方面的管理信息。二是要提供公文信息查詢、OA系統(tǒng)功能及使用等操作信息。三是要與各部門實(shí)時(shí)互動(dòng)，有針對(duì)性的提供高效的信息服務(wù)，為各行、各部門提供好他們所需要的信息。
總之，公文處理人員應(yīng)該清醒的認(rèn)識(shí)到自身在新的歷史條件下的使命和職能，找準(zhǔn)自己的定位，調(diào)整自己的思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)，以不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取的積極態(tài)度迎接各種挑戰(zhàn)，更加出色地完成公文處理工作.
