加強銀行檔案管理的規(guī)范化，必須從制度建設(shè)著手，通過健全制度、強化制度宣傳以及落實責任制度來提高銀行檔案管理水平。
在銀行各項規(guī)范化管理中，無論是創(chuàng)建信貸文化、還是嚴格會計“三鐵”和面簽的“三真實”，都對銀行檔案管理有著嚴格的要求，但目前恰恰對檔案規(guī)范化管理明顯不如創(chuàng)建信貸文化來得重視，而前者又是后者的基礎(chǔ)。那么皮之不存，毛將焉附？
事實上，在金融監(jiān)管力度越來越大和銀行經(jīng)營依法合規(guī)、按制度辦事要求越來越高的情況下，銀行檔案管理對銀行的經(jīng)營和管理發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案是對歷史的記錄，反映經(jīng)營管理歷程，檔案資料一旦丟失、毀損，將永遠都無法彌補，而且由于其持續(xù)性、連貫性，對今后的經(jīng)營和管理也會帶來不可估量的損失。特別是經(jīng)濟金融業(yè)務(wù)交往中，經(jīng)常會發(fā)生追詢歷史資料以作佐證的情況，檔案的完備無缺，可以贏得優(yōu)勢。同時，各類監(jiān)管、審計、檢查活動，也要求提供必需的歷史文本和數(shù)據(jù)資料，檔案的真實可靠和完整，有利于金融單位實事求是反映情況，掌握主動。此外，高度重視歷史性、全局性資料的收集、管理，也是一個單位管理嚴謹?shù)闹匾獦酥尽Ｒ虼�，加強銀行檔案管理刻不容緩。
針對我行近年來機構(gòu)新設(shè)、撤并、人員調(diào)動較多，單位負責人和專、兼職檔案員變動都很大，新上任的領(lǐng)導(dǎo)和專、兼職檔案員對檔案工作的要求、任務(wù)都不夠明確的情況，筆者認為，要加強銀行檔案管理的規(guī)范化，必須從制度建設(shè)著手，通過健全制度、強化制度宣傳以及落實責任制度來推動提高銀行檔案管理水平。
一要健全工作制度，明確規(guī)范。首先，圍繞檔案的收集、歸類、整理、立卷歸檔、以及保管和利用等有著一整套的制度，包括公文閱辦制度、公文歸檔制度、檔案借閱制度、檔案庫房管理制度和保守秘密制度等，而隨著銀行經(jīng)營領(lǐng)域、范圍、品種的不斷擴展，以及功能手段的創(chuàng)新，特別是大量的電子業(yè)務(wù)的開展，檔案歸集的內(nèi)容和載體也發(fā)生了深刻的變化，因此，必須根據(jù)變化了的形勢和業(yè)務(wù)發(fā)展要求對上述各類制度加以修訂和完善，并且要增加以電子化手段歸集檔案、利用檔案的相關(guān)內(nèi)容，以完善歸檔內(nèi)容、提高歸檔速度和銀行檔案管理水平。其次，加強對基層單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的制度培訓和學習，這是開展銀行檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)。要在對所有銀行檔案管理制度全面梳理、修訂和增補、完善的基礎(chǔ)上，對基層單位的領(lǐng)導(dǎo)和專、兼職檔案員開展一次較為系統(tǒng)的檔案工作制度培訓和學習，幫助他們掌握制度、嚴格執(zhí)行好制度。
二要健全考核制度，落實責任。一是建立并落實領(lǐng)導(dǎo)負責制。建立檔案工作一把手負總責、分管領(lǐng)導(dǎo)具體負責的領(lǐng)導(dǎo)責任制，簽訂領(lǐng)導(dǎo)責任書。二是建立并落實目標責任制，建立檔案員個人崗位責任制。檔案員負責制定單位銀行檔案管理年度工作計劃，做好檔案的平時收集、登記、歸檔、查閱等各方面工作；同時，檔案員還要切實加強檔案庫房的日常管理，保證庫房達到“防火、防盜”和庫房內(nèi)資料、檔案完好無損。
