9月9日和11月28日，建行湖南省分行辦公室分別以電子郵件形式下發(fā)檔案工作調(diào)查表，旨在摸清基層家底，加強雙基管理，服務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)展，要求各二級分行如實填報。
12月1日，省分行辦公室檔案組專門電話詢問湘西自治州各縣支行的檔案管理情況，電話中我同檔案組組長解釋了很久，電子部工程師孫總正幫助解決加密系統(tǒng)收文中出現(xiàn)的問題，所以一直在場。待我放下電話后，孫總感嘆地說：“胡姐，想不到這塊還這么多事。”我已經(jīng)習(xí)慣了，感謝他的理解，微笑道：“盡力而為。”
從省行的匯總表上可以看到，除自治州外，其他地區(qū)的縣支行均有檔案庫房，也難怪他們會問：“那自治州縣支行的檔案在哪里呢？”我如實匯報：會計憑證每天由支行上交州分行運管部，由運管部統(tǒng)一抄描并壓縮打包后交辦公室存檔。
省行又問：“那文書檔案呢？”……
檔案是國家機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位在日常管理和經(jīng)營活動中，形成的有價值的各種形式的歷史記錄，其存在形式包括文字、圖像、聲音等形式的原始記錄。中華人民共和國于1987年9月5日第六屆全國人大常委會第22次會議通過了《中華人民共和國檔案法》，1996年7月5日第八屆全國人大常委會第20會議通過了《關(guān)于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》（修正），由此可見其重要性。
由于客觀因素的制約，各縣支行暫無檔案室，也未曾保存各類文書檔案。記得兩年前，某縣檔案局打電話到州分行辦公室，詢問該縣建行的文書檔案是不是由州分行保管？他們要到州建行來檢查該縣建行的文書檔案。這個電話把辦公室全體人員搞懵了！后經(jīng)了解的情況是：國家從上至下重視檔案管理，該縣檔案局根據(jù)要求，對全縣各單位的文書檔案進行一次全面檢查。由于該縣支行既無檔案室，也未保存文書檔案，只好往州行一推了事。
又聯(lián)想到不久前，州行領(lǐng)導(dǎo)需要一份十多年前的與吉首大學(xué)簽訂的合作協(xié)議，遵領(lǐng)導(dǎo)吩咐，我用三天時間把檔案室找了個底朝天也沒有找到，這是意料之中的事。因為大家都沒有歸集檔案材料的意識，要用的時候當(dāng)然也就無從找起。做好檔案工作，不是哪一個部門、哪一個人的事，需要全行上下形成共識，其中還牽扯到人力、財力、物力。形成材料的部門要按期主動上交，檔案管理部門要有足夠的人力去清理、整理、歸檔，以便長期保管。
州行領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，各縣支行要在繁忙的業(yè)務(wù)工作中，樹立檔案意識、歸集檔案資料、健全檔案管理，既重視業(yè)務(wù)發(fā)展，也重視內(nèi)部管理。懇請各支行安排好文書檔案材料的收集、歸檔、管理工作，安排人員管好檔案。在當(dāng)?shù)貦n案局進行年度檔案工作檢查中，如果我們有不足之處，請向當(dāng)?shù)貦n案局解釋實情和客觀狀況，并在今后的工作中加以完善，而不是往上亂推。正如州檔案局要檢查州分行的檔案時，我們必須“做好工作、熱情接待，不足之處、加以完善”一樣，而不能講州行的檔案由省行管、要他們?nèi)ラL沙馬坡嶺檢查是同一個道理。
