建行從事會(huì)計(jì)管理及柜面業(yè)務(wù)工作三十多年，與會(huì)計(jì)檔案結(jié)下不解之緣。根據(jù)中國(guó)建設(shè)銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定；司法查詢(xún)、凍結(jié)、扣劃資料，司法部門(mén)對(duì)沒(méi)收、繼承、分割、財(cái)產(chǎn)、死亡絕戶(hù)等發(fā)送的判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)，掛失業(yè)務(wù)需要永久保管。會(huì)計(jì)憑證及附件15年，對(duì)賬單、已處置固定資產(chǎn)卡片5年。會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、其他都有明確規(guī)定保管期限。
國(guó)債大清理
2003年7-8月，酷暑難耐，整整兩個(gè)月，我埋頭在湘江支行位于伍家?guī)X支行的檔案室內(nèi)，開(kāi)始清理、調(diào)整以前年度售出和解付款的國(guó)債。
這源于國(guó)債兌付時(shí)，國(guó)債中心按照年份、期限分本金和利息撥付給每家銀行的金額，實(shí)際兌付時(shí)，部門(mén)欄目出現(xiàn)紅字，按說(shuō)唯有客戶(hù)忘記或延期兌付，國(guó)債中心撥付的金額只會(huì)錢(qián)多不會(huì)錢(qián)少。當(dāng)然，下面不對(duì)，省行更是資金有缺口。于是，省行要求各個(gè)二級(jí)行開(kāi)始清理。我當(dāng)時(shí)在財(cái)會(huì)部核算組，任務(wù)自然落在我身上。先調(diào)出開(kāi)始出售國(guó)債以來(lái)的明細(xì)賬（手工帳），根據(jù)明細(xì)賬到伍家?guī)X憑證房一個(gè)個(gè)網(wǎng)點(diǎn)、一天天查找、核對(duì)原始憑證。不查不知道，一查嚇一跳。國(guó)債購(gòu)買(mǎi)時(shí)，柜員有弄錯(cuò)年份的、有弄錯(cuò)年限的，資金歸集、上劃到上級(jí)行就是錯(cuò)的。3、5年到期實(shí)際兌付時(shí)，本金和利息是對(duì)應(yīng)的。同樣的，又存在歸錯(cuò)了類(lèi)，相應(yīng)本金、利息扣錯(cuò)了賬。錯(cuò)錯(cuò)之下，幾乎是每個(gè)年限、存期都不對(duì)，于是就有出現(xiàn)紅字的現(xiàn)象。記得我每查清一筆，核算組就調(diào)整一筆。兩個(gè)月時(shí)間，翻閱幾千本憑證，查清了幾個(gè)年份和期限的，最后未查清的，統(tǒng)一上報(bào)省行，由省行集中處理。
這次清理，是我經(jīng)歷時(shí)間最長(zhǎng)，最復(fù)雜的一次檔案查詢(xún)。當(dāng)時(shí)一邊在清理一邊在想，還好這些原始憑證和賬簿都在，否則真無(wú)從查起。
一本老存折--27年前的存款找到了
2018年12月年末的一天，一位中年女士手持一本1992年活期儲(chǔ)蓄存折，走進(jìn)湘江支行營(yíng)業(yè)部大廳，要求取款。該女士反復(fù)強(qiáng)調(diào)，這本存折她幾年前搬家找出來(lái)過(guò)，因?yàn)槿翘羶?chǔ)蓄所搬離了，她放棄了。這次翻老物件又找出來(lái)，并反復(fù)說(shuō)明，自己肯定沒(méi)有取過(guò)、掛失過(guò)。
該存折為1992年中國(guó)人民建設(shè)銀行老存折，開(kāi)戶(hù)日期為1992年2月22日，開(kāi)戶(hù)行：三角塘儲(chǔ)蓄所。存折只有賬號(hào)3168無(wú)姓名，發(fā)生額為手工填制，最后存款日期1993年4月26日，余額顯示508元。
三角塘儲(chǔ)蓄所原為長(zhǎng)沙市二支行(現(xiàn)在的華興支行)儲(chǔ)蓄所，1996年合并到長(zhǎng)沙市一支行本部?jī)?chǔ)蓄所，也就是現(xiàn)在的湘江支行營(yíng)業(yè)部。湘江支行財(cái)會(huì)部首先聯(lián)系華興支行財(cái)會(huì)部，翻閱1993年存檔憑證，查無(wú)下落�；氐较娼形榧�?guī)X檔案室翻閱營(yíng)業(yè)部1993年前后存款檔案，還是查無(wú)下落。存折年代久遠(yuǎn)，建行系統(tǒng)已多次更新，必須得給客戶(hù)一個(gè)說(shuō)法。咨詢(xún)省行信息部侯工，在新一代系統(tǒng)通過(guò)戶(hù)名查詢(xún)?cè)摽蛻?hù)賬戶(hù)信息，再按戶(hù)名查詢(xún)儲(chǔ)蓄數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換賬戶(hù)，系統(tǒng)反顯所有賬號(hào)，通過(guò)分析、查找、篩選出營(yíng)業(yè)部開(kāi)戶(hù)賬號(hào)。查詢(xún)?cè)撡~戶(hù)詳細(xì)信息，與舊存折開(kāi)戶(hù)日期、發(fā)生額、余額比對(duì)，終于確認(rèn)該筆存款確為這筆老存款。
經(jīng)過(guò)10多天的不懈努力，終于將這本27年的老存折，老存款找了回來(lái)，在感嘆新一代系統(tǒng)強(qiáng)大的同時(shí)，也為建行人的優(yōu)質(zhì)服務(wù)點(diǎn)贊。
通過(guò)查閱原始憑證、資料、運(yùn)用新系統(tǒng)，幫助客戶(hù)尋找存款、解答某一筆資金的疑惑、多年前存款是否掛失、戶(hù)名、身份證的修改記錄、司法查詢(xún)等等問(wèn)題，對(duì)于每一個(gè)營(yíng)運(yùn)主管來(lái)說(shuō)，都是常態(tài)化工作。而每查清一筆總會(huì)輕松地舒一口氣，原來(lái)是這么回事啊。在得到客戶(hù)肯定和滿(mǎn)意答復(fù)之后，心里總是感嘆檔案管理的重要性，因?yàn)檫@一切都離不開(kāi)檔案機(jī)構(gòu)和管理人員的精細(xì)化管理。
檔案的變遷
2004年以前，營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)所有當(dāng)日的憑證都需要按照科目大小分借貸排序、整理，然后按照統(tǒng)一格式進(jìn)行裝訂、歸檔，這是一個(gè)技術(shù)活，其中需要打孔、裝訂、上膠水、張貼�？傎~、明細(xì)賬、流水等按月裝訂，登記簿分類(lèi)按年裝訂。所有這些資料，二三年一次上交各二級(jí)分行檔案室。
2005年DCC上線(xiàn)以后，憑證無(wú)需再裝訂，通過(guò)掃描上傳方式歸檔。各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)按照柜員號(hào)大小，柜員按照辦理業(yè)務(wù)的流水順序擺放。憑證傳遞至掃描中心，掃描中心分包、過(guò)塑，一周返回二級(jí)行，由二級(jí)行檔案管理人員整理、造冊(cè)。我曾經(jīng)在2016年向省行檔案中心交過(guò)一回2011-2015年的憑證。聯(lián)系搬家公司，會(huì)同保衛(wèi)、辦公室人員一同押車(chē)搬運(yùn)，隨后檔案管理人員再一箱一箱上架，絕對(duì)的體力活。這樣，查詢(xún)資料和憑證等檔案不是特別需要，直接在DCC系統(tǒng)查詢(xún)影像和明細(xì)就可。如今，新一代系統(tǒng)上線(xiàn)，會(huì)計(jì)問(wèn)題查檔案就更加快捷、方便了。
