今年以來，工行淮安分行高度重視檔案移交管理，把檔案移交環(huán)節(jié)作為檔案風(fēng)險管理的第一關(guān)。分行檔案中心人員加強檔案管理制度學(xué)習(xí)梳理，結(jié)合上級行檔案管理要求，不斷強化制度落實、優(yōu)化流程、嚴密手續(xù)，提升檔案基礎(chǔ)管理。
一是進一步提供檔案移交及時性。檔案中心對相關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理辦法、員工違規(guī)行為處理規(guī)定、違規(guī)積分管理等相關(guān)辦法涉及的檔案移交的及時性管理要求及相關(guān)問責(zé)條款內(nèi)容進行梳理，發(fā)送至相關(guān)部門和相關(guān)支行，進行檔案管理要求提示，共同學(xué)習(xí)檔案移交時效管理的紅線與底線要求。檔案中心根據(jù)市分行業(yè)務(wù)集中狀況，與相關(guān)部門商定檔案移交底線日期。
二是做細無紙化檔案確認環(huán)節(jié)。每月初，淮安分行將綜合檔案管理系統(tǒng)中提示的上一月信貸業(yè)務(wù)應(yīng)移交檔案清單，發(fā)送到應(yīng)該進行檔案移交的部門及各支行。要求各支行重點將“是否無紙”、“無紙情況說明”信息反饋至市分行檔案移交部門。據(jù)此，市分行檔案移交部門向檔案中心移交檔案時提供實物檔案移交清單和無紙檔案確認清單，實現(xiàn)了綜合檔案管理系統(tǒng)中筆筆業(yè)務(wù)流程處理有依據(jù)。
三是進一步規(guī)范交接清單要素管理。淮安分行重新規(guī)范統(tǒng)一了移交清單式樣，統(tǒng)一打印方式，市分行檔案移交部門要保證移交清單要素的準確性。該行要求支行與市分行檔案接收部門、市分行檔案移交部門與檔案中心交接人、日期等交接清單要素填寫完整。同一企業(yè)發(fā)生多筆銀票業(yè)務(wù)的，要求移交部門在移交清單中進行概括性編列備注。
四是進一步明確檔案交接責(zé)任。原則上采面對面移交原則，即要求檔案移交部門經(jīng)辦人員與檔案管理中心人員在雙方當(dāng)面確認移交清單、檔案實物及系統(tǒng)移交數(shù)據(jù)進行三“一致”后簽字完成交接手續(xù)。如移交部門移交人員確有其他工作急需處理又無B角在場的，由檔案移交部門承擔(dān)檔案缺漏責(zé)任。
